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¿Trabajas en proyectos, pero no has oído hablar de Project Charter o de PMBOK? Proyectos se inician muchos, pero no todos son igualmente exitosos. ¿Por qué fallan los proyectos?
Las personas solemos cometer los mismos errores a la hora de iniciar nuevos proyectos, como infravalorar la importancia de una buena organización o dejar de lado cuestiones que le ahorrarán, más adelante, un gasto considerable de tiempo y dinero. Si quieres saber qué es unProject Charter, has llegado al sitio indicado.
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Según PMBOK, ¿Qué es un Project Charter?
El Project Charter es un elemento fundamental en la gestión de proyectos según el PMBOK. Es un documento formal que autoriza la existencia de un proyecto y otorga al gerente/director del proyecto la autoridad necesaria para asignar recursos y utilizar la organización para lograr los objetivos establecidos.
Lo podemos entender como el acta de constitución de un proyecto. En este se incluyen, entre otros elementos, una descripción general del proyecto, la asignación de los responsables, los criterios por los que se ha decidido crear la propuesta y los requerimientos, supuestos y riesgos clave.
A continuación, exploraremos en detalle qué es el Project Charter, su importancia, elementos clave y las herramientas que se usan para elaborarlo.
¿Qué es el Project Charter?
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK, descargar libro) es la publicación insignia de PMI y es un recurso importante para la dirección de proyectos efectivos en cualquier industria. En la siguiente entrada es posible conocer la diferencia entre PMP, PMI, PMBOK.
Según el PMBOK el Project Charter desempeña un papel crucial en la gestión de proyectos, ya que establece una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto. Es emitido por la entidad que tiene el poder de tomar decisiones sobre el proyecto, como un patrocinador, cliente o comité de dirección. Este documento establece la justificación del proyecto, define sus objetivos y beneficios esperados, y proporciona una visión general del alcance y los límites del proyecto.
¿Por qué es importante el Project Charter?
Algunas de las razones por las que el Project Charter es importante son las siguientes:
- Autoridad y responsabilidad: El Project Charter otorga al gerente del proyecto la autoridad necesaria para tomar decisiones y asignar recursos. También establece claramente las responsabilidades del gerente del proyecto en relación con el proyecto.
- Alcance y límites: Delimita claramente el alcance del proyecto, es decir, que incluye y qué no incluye. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que todas las partes interesadas tengan una comprensión común de los límites del proyecto.
- Justificación y objetivos: El Project Charter describe la justificación del proyecto, explicando por qué se está llevando a cabo y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. También establece los objetivos específicos que se pretenden lograr con el proyecto.
- Base para la toma de decisiones: Sirve como punto de referencia para tomar decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cualquier cambio o desviación del alcance establecido en el Charter debe evaluarse cuidadosamente antes de ser aprobado.
- Supuestos y restricciones: Identifica los supuestos clave y las restricciones iniciales que pueden afectar al proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo del proyecto a comprender los factores externos y las limitaciones con las que deben trabajar.
¿Cuáles son los elementos clave del Project Charter?
El Project Charter debe contener ciertos elementos claves para que sea efectivo. Cuanto más completa sea el acta de constitución de proyecto, más utilidad tendrá. Los elementos claves son:
- Nombre del proyecto: Un nombre descriptivo para identificar el proyecto.
- Descripción del proyecto: Una breve descripción del proyecto que establezca su propósito y alcance general.
- Justificación del proyecto: Una explicación clara de por qué el proyecto es necesario y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.
- Gerente de proyecto y responsabilidades: La designación del gerente de proyecto y una descripción clara de sus responsabilidades y autoridad en relación con el proyecto.
- Objetivos del proyecto: Los objetivos específicos que se pretenden lograr con el proyecto, estableciendo metas medibles y realistas.
- Beneficios esperados: Los beneficios cuantitativos y cualitativos que se esperan obtener al completar el proyecto.
- Supuestos y restricciones: Los supuestos clave que se consideran verdaderos y las restricciones que limitan la ejecución o el alcance del proyecto.
- Stakeholders: Una lista de las partes interesadas clave del proyecto, incluyendo el patrocinador, clientes, usuarios finales y otros grupos relevantes. En la siguiente entrada contamos.
- Riesgos iniciales: Una identificación preliminar de los riesgos conocidos que podrían afectar al proyecto, junto con algunas estrategias iniciales para gestionarlos.
- Recursos necesarios: Una lista de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, como personal, equipos, presupuesto, etc.
- Entregables principales: Una descripción de los principales productos o resultados que se esperan entregar al final del proyecto. En la siguiente entrada se detallan.
- Cronograma de trabajo: Un cronograma general que establezca las fechas clave y las principales etapas o fases del proyecto.
¿Cuáles herramientas se usan para elaborar el Project Charter según el PMBOK?
Según el PMBOK elaborar el Project Charter implica utilizar diversas herramientas y técnicas. Estas incluyen el juicio de expertos, reuniones con los interesados clave, análisis de documentos y estudios de viabilidad.
También se recomienda realizar un análisis de partes interesadas y evaluar el entorno mediante el análisis FODA. Estas herramientas permiten recopilar información, validar la necesidad del proyecto y definir sus objetivos, alcance y requisitos.
El PMBOK establece técnicas de facilitación para guiar el proceso de elaboración del Project Charter. Estas técnicas incluyen sesiones de tormenta de ideas, levantamiento de información, resolución de conflictos y análisis de problemas, entre otras. Estas actividades fomentan la colaboración entre los miembros del equipo, permitiendo la generación de ideas y la recopilación de información relevante.
¿Cómo crear un Project Charter?
Recomendamos seguir estos seis pasos para que resulte más fácil:
- Reúne información del proyecto: Establece el contexto del proyecto, discute con las partes involucradas para que analicen la situación actual. Asegúrate de que todos participen y aporten comentarios para evitar cualquier malentendido en el futuro.
- Establece los criterios del proyecto: Detalla los parámetros conocidos y desconocidos que pueden ayudar o detener el avance del proyecto; establece la competitividad y calidad de este a través de pautas cuantificables que permitan su evaluación.
- Detalla los objetivos: Proporciona información clara y específica que ayude a comprender el objetivo del proyecto; detalla el propósito del proyecto, su alcance y características que lo hacen único. Te recomendamos utilizar los criterios SMART.
- Define la estructura del equipo y asigna tareas: Revisa los elementos necesarios para llevar a cabo el proyecto, establece la estructura organizacional sobre las partes involucradas que trabajarán en el proyecto, señala quién hará las aprobaciones y asigna tareas específicas detallando sus funciones.
- Señala condiciones o limitantes: Establece los principales riesgos del proyecto, así como los requisitos indispensables que debe contener para alcanzar el éxito de este. Señala todo lo que puede afectar o retrasar el desarrollo del proyecto en términos de costes, tiempo, calidad y recursos para que el trabajo se ejecute teniendo en cuenta cada uno.
- Comparte, informa y comunica: El project charter o acta de constitución de proyecto es una referencia del proyecto que proporcionará información valiosa, a lo largo del proceso, a todos los involucrados. Independientemente del formato en el que la redactes, asegúrate de compartirla con las partes interesadas para que puedan revisarla y hacer sugerencias. Una vez aprobada es posible comenzar la realización.
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