Índice
La importancia de la gestión de compras reside en su contribución a la generación de ganancias para la empresa, al impactar directamente en el costo de las mercaderías vendidas.
¿Cuál es la función del departamento de compras?
Misión: Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen precio y en buena calidad.
El departamento de compras es el responsable de la buena organización en los procesos de adquisición de la compañia. Este departamento es quien gestiona y asegura que todos los bienes, servicios e inventario, necesarios para la operación del negocio, se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de la empresa.
De igual modo, entre sus funciones esta la de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con proveedores.
El personal de compras debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los precios y gestionar todo el proceso hasta llegar a la fase de producción con el mayor control posible para evitar posibles roturas de stock. Cambiar de proveedor es costoso, por lo tanto proveedores de confianza son importantes para controlar los costos.
Se trata de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas las fases sucesivas en la cadena de suministro.
Impacto de las compras en el resultado final de una empresa
Las compras tienen un impacto abrumador en el resultado final de una empresa. Poseen un impacto directo en las dos fuerzas que impulsan el resultado final: Ingresos por ventas y costos operacionales.
“Usualmente, encontramos que las compras son responsables de gastar más del 50% de todos los ingresos que la empresa recibe“.
La gestión eficiente de las compras es una de las ventajas competitivas más fuertes que una compañía puede poseer.
Para manejar y optimizar esta ventaja competitiva, es necesario controlar y cuidar lo siguiente áreas de negocio vinculadas las compras de una empresa:
1. Controlar los costos de los bienes y servicios
En la gestión de compras, reducir el costo de los bienes y servicios presupuestados, supone un aumento de la productividad y, por consiguiente, una mayor rentabilidad de las operaciones. Realizar evaluaciones del precio de forma constante es primordial para controlar los costos.
“En el caso de empresas pequeñas, el trabajo se centra en la comparación de precios para encontrar el mejor precio del mercado sin renunciar a la calidad, para ello deben escoger proveedores que les permitan negociar”.
“Las grandes empresas buscan reducir el costo negociando compras en grandes volúmenes.“
2. Estabilidad de los precios
Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos, es de gran importancia lograr estabilizar los precios.
Hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de calidad requerido para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio entre el departamento de compras y el departamento de ventas.
Cuando el costo de producción fluctúa enormemente, los demás departamentos de una empresa experimentarán problemas derivados de ello. Una estrategia de control y estabilidad de precios puede venir, por ejemplo, de la mano de acciones como la negociación con los proveedores para lograr el precio más ajustado asociado a contratos a largo plazo.
Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como compra estratégica.
3. Garantizar que se cumplan los plazos de entrega
Imprevistos nunca faltan, razón de más para que realicemos seguimiento de las entregas y hacer cumplir los plazos de entrega. Recibir nuestras compras, dirigidas a Producción, fuera de plazo genera perdidas en la empresa que en ocasiones resultan incalculables.
“Los tiempos de producción se alargan, el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la distribución de mercancías“.
Es por ello que resulta imprescindible gestionar estos incumplimientos cuando suceden. Se debe evitar que estos imprevistos dañen a la empresa y a su relación con los clientes lo menos posible.
4. Satisfacción del cliente
La importancia de la gestión de compras se encuentra vinculada en la garantía de la satisfacción del cliente.
“Planificamos la producción en función de una demanda estimada que conlleva un presupuesto de compras para producción. El área de ventas compremete nuestra producción con los clientes. Los proveedores deben garantizar las entregas de los productos comprados, en calidad y tiempo, para evitar roturas de stock.“
La calidad del producto y las entregas a tiempo son los puntos que fomentan una mayor satisfacción del cliente.
Así mismo, cuando una estrategia de compras, selecciona productos de alta calidad a costos más bajos, estos ahorros de costos pueden emitirse al cliente, siendo fundamentales para afianzar la confianza y la cooperación a largo plazo.
5. Transformación digital
La transformación digital de los departamentos de compras es una necesidad de carácter competitivo. Supone un cambio sustancial en la forma de trabajar. La transformación digital requiere un re-planteamiento fundamental sobre la organización y las capacidades, optimizando la gestión documental y administrativa del proceso de compras.
Las soluciones digitales no solo crean una oportunidad para mejorar la eficiencia, sino que también facilitan el trabajo a los equipos de compras, desempeñando un papel estratégico dirigido a una mejor toma de decisiones.
No hay duda, que la importancia de la gestión de compras tiene una mayor transcendencia en las oportunidades, rendimientos y resultados finales de las compañías, siendo vital para una estrategia de negocio óptima y exitosa.
La tecnología aumenta la globalización y acelera las comunicaciones en un mundo cada vez más conectado. Dentro de un mercado empresarial competitivo, la tecnología es el factor clave que aporta el elemento diferencial capaz de asumir los nuevos desafíos a los que se enfrentan las empresas.
Aprende a gestionar las compras y proveedores con Epim Educación para profesionales, le animamos a conocer nuestros cursos online en este área, donde el alumno aprenderá a optimizar la gestión de compras asegurando el abastecimiento y el margen de rentabilidad, así como analizar las relaciones de la función de compras con la administración, el marketing y, especialmente, con la logística.
Conozca más y pida información del Curso en Gestión de Compras y Proveedores en info@epim.es
