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COMUNICAR DE FORMA EFECTIVA

El ser humano es sociable por naturaleza, esto nos lleva a la necesidad imperiosa de comunicarnos unos con otros, incluso aquellos que son más introvertidos, deben comunicarse, aunque les cueste hacerlo. Hablar con otros es una tarea que hacemos a todas horas y todos los días.

¿Es lo mismo hablar que comunicar?

No, a veces solo hablamos y no nos paramos a analizar si nuestro lenguaje corporal, tono de voz y velocidad al hablar están todas sincronizadas. Cuando comunicamos debemos ser capaces de controlar todas las anteriores, de tal forma que podamos casi garantizar, que quien nos escucha o recibe nuestro mensaje, lo está recibiendo de forma clara y correcta, sin dudas o malentendidos. Debemos asegurarnos de que nuestro mensaje se interpreta de forma correcta y clara.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Por definición, decimos que la comunicación efectiva es un tipo de comunicación en la que conseguimos transmitir el mensaje de una forma entendible y muy clara para el receptor sin provocar dudas, confusiones o posibles interpretaciones equivocadas.

Las personas interpretamos inconscientemente la conducta de otros, esto se debe a nuestro yo y nuestras circunstancias. Cada uno crecemos y vivimos nuestras experiencias de vida, que colocan en nuestro interior unas alertas que nos ponen a la defensiva y nos llevan a pensar mal cuando la información no viene clara, nos suena agresiva o el lenguaje corporal contradice lo que por la boca nos dicen.

No sabemos realmente lo que el otro piensa o quiere decir, pero si podemos educar y educarnos para frenar nuestro pensamiento negativo cuando somos los receptores de la información, y llevarlo más hacia la escucha y la empatía. Como receptores debemos bajar la guardia, ponernos en modo escucha y fijar nuestra actitud en «quiero recibir información y no debatirla en el segundo uno». Como no tenemos certeza plena de lo que realmente piensa el otro, el subconsciente nos puede jugar una mala pasada y hacernos caer en la desconfianza y darnos por ofendidos. De aquí la importancia de saber comunicar y de saber escuchar, para cuando somos emisor o receptor. No importa el medio en el que nos movemos, trabajo, familia o amigos, la comunicación mejora cuando aprendemos a percibir las palabras y los actos mutuos de forma objetiva.

¿Cuales son los elementos que forman parte de la comunicación efectiva?

8 elementos a tener en cuenta:

  • El emisor es la persona quién produce y envía el mensaje.
  • El Receptor es la persona quién recibe e interpreta el mensaje.
  • El Código es el conjunto de reglas y signos de los que el emisor se vale para producir su mensaje. Este código debe ser conocido por el receptor para poder interpretarlo.
  • El Canal es el medio físico a través del que se transmite el mensaje.
  • El Mensaje es lo que se comunica, el menaje se formula y se envía al receptor, quien lo recibe e interpreta.
  • El Referente es el elemento, situación y/o suceso al que haga alusión o al que se refiere el mensaje.
  • La Situación es el contexto en el que el emisor transmite su mensaje y en el que el receptor lo recibe.
  • El Ruido es cualquier tipo de interferencia que afecte a alguno de los elementos que intervienen en la comunicación.

¿Cómo podemos mejorar nuestra forma de comunicar?

Claves que ayudan a mejorar nuestra forma de comunicar y dar información efectiva:

Cuando hables con otro, mira a los ojos y mantén un contacto visual. No te quedes mirando fijo, mira de forma natural, respira profundo y deja que la conversación fluya sin transmitir nervios o desinterés, evita que la persona con la que te comuniques piense o dude de las intenciones con las que te expresas.

Tips: Mirar hacia abajo y a distintas partes de alrededor, puede llevar al receptor del mensaje a pensar que no hay sinceridad o interés en lo que se conversa.

Utiliza el lenguaje corporal a tu favor. Debes estar pendiente de tus gestos, tono de voz, o como agitas las manos o el cuerpo. Asegúrate de que tu lenguaje corporal va en coherencia con lo que estas expresando.

Tips: Hablar rápido, con tono imperativo y alto, mientras agitamos las manos, nos muestra como personas descontroladas. No importa si lo que decimos tiene sentido o es razonable, el receptor se fijará más en las formas que en el mensaje.

Debemos emplear mensajes claros y concisos. Si lo que vas a decir es importante y delicado, no improvises, asegurate de que la información se muestra transparente y sin incertidumbre. Siempre es mejor utilizar un vocabulario coloquial y educado, a expresarnos con tecnicismos, que haga dudar y se presente confuso.

Tips: No trates de impresionar, a veces una información explicada para niños nos hace ver humildes en lugar de soberbios.

No abuses de los cumplidos, aunque de vez en cuando es bueno y necesario felicitar o alabar a otros para reformar el discurso. Expresar frases de aprobación o agradecimiento suele enriquecer nuestro «speech».

Tips: No hay cosa más horrible que ser el responsable de un equipo y asumir los éxitos en solitario. Para cuando vas a pedir que te acompañen con nuevos retos, el equipo no se mostrara motivado ni sentirá que forma parte de ningún proyecto.

El contexto en el que se desenvuelven las cosas es importantísimo. Fíjese en que circunstancias rodean a la información, a veces desconocer éste nos lleva a no entender o malinterpretar.

Tips: Cuantas veces no nos pasa que hemos sacado las cosas de contexto y las hemos exagerado.

Cuida el tono de tu voz. En función de la conversación y que tipo de mensaje enviemos, vamos a jugar con distintos tonos de voz. Sin embargo, cuando queremos dar una serie de instrucciones, es mejor expresarnos con voz media y asertiva, y evitar tonos de voz fuertes e imperativos.

Tips: Si estamos dando un discurso, necesitamos jugar con distintos tonos de voz. Si no jugamos con altos y bajo, las personas que nos escuchan van a perder el interés y se desengancharan de lo que estamos diciendo.

No des por sentado que lo sabes todo, la actitud con la que expresamos y nuestra empatía o capacidad de ponernos en el lugar del otro, nos hará sensibles a la situación y seremos capaces de escuchar y evitar dar respuestas no coherentes o impulsivas.

Tips: Cuando nos hablan debemos de prestar atención a la información que nos llega y no poner la mente a formular una respuesta, una queja u oponernos al contenido del mensaje recibido. En la mayoria de los casos, cuando respondemos por impulso el canal de comunicación se rompe porque dejamos de ser receptivos.

Aprende a escuchar de forma activa, es vital saber escuchar, y esto se puede entrenar. No hagas un monólogo, practica el diálogo, si te relajas escuchando, apreciarás la belleza de saber comunicar.

Tips: Tan importante es lo que uno quiere expresar, como lo que el otro quiere enviar de vuelta. La conversación es más bonita cuando la mantienen dos.

No cometas el error de atropellar a las personas por querer expresar tu opinión o buscar resaltar frente a todos, cuando haces esto, envías un mensaje totalmente opuesto al esperado. Respeta los turnos de palabra.

Tips: No respetar los turnos para hablar es una señal de mala educación. La comunicación empezará a verse incómoda y aburrida.

Comunica siendo participativo. El mensaje llega mejor cuando involucramos a la audiencia a participar en lo que explicamos, lanzar preguntas, colocar ejemplos o pedir ayuda, suele mantener el interés en el receptor y esto hace que la persona esté abierta a escuchar, preste atención y la información llegue sin vacíos.

Tips: Si vas a dar una charla, procura no hablar tu sólo. Interactúa y aumenta la motivación y participación de tus receptores. El mensaje llega mejor cuando hacemos sentir a otros que lo que decimos es tan importante como a quien se lo decimos.

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La comunicación es una de las habilidades más valoradas en el ámbito del trabajo, ya que permite a los trabajadores entenderse a sí mismos y a los demás, con el fin de construir relaciones positivas, agilizar procesos en las tareas y lograr el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos, a través de los distintos canales (face to face, escritos, gráficos, digitales u otros).

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