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El rol de los agentes de compras gana relevancia debido al impacto que tiene la mala gestión de compras sobre la cuenta de resultados de las empresas. Esto nos abre paso a incluir conceptos como “optimización de las compras” donde los compradores deben conocer el peso de cada cartera de productos o proveedor sobre su gestión diaria, reconociendo en todo momento, qué compras son las que demandan un mayor número de recursos versus aquellas donde podemos agilizar los procesos de compra, por ser referencias con menor rotación, menor costo o de fácil abastecimiento.
Sin embargo, y aunque gastar sabemos todos, no todos compramos bien, y de ahí la importancia de recibir capacitación en gestión de compras y proveedores para no incurrir en estos errores, que, aun siendo comunes se siguen repitiendo en nuestro entorno empresarial.
¿Cuál es la función del departamento de compras?
Recordemos que un departamento de compras se conforma por un número de profesionales, que tiene por objetivo resolver las necesidades de abastecimiento. En algunos casos, se ocupará de la compra de materias primas, productos semiacabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa y su cadena de logística.
Optimizar las compras mediante la eliminación de errores
Dentro de cada organización podemos diferenciar distintos departamentos, cada uno de estos con un objetivo fijo y a su vez común, en busca del desempeño total de la cadena de suministro.
Si analizamos la clasificación de las actividades del proceso productivo de una empresa, nos daremos cuenta de que áreas son las que realizan una actividad primaria y cuales son las que desempeñan actividades de apoyo.
La función de compras es una actividad de apoyo, fundamental para el desarrollo de la actividad empresarial, que tiene como objeto optimizar los costes y tiempos de suministro, evitando interrupciones de la producción o desabastecimiento para el caso de retail o puntos de distribución.
Los recursos económico-financieros son siempre escasos por lo que es vital una eficiente gestión de las compras. Es fácil encontrarse con personas que creen que la gestión y el control de las compras son tareas arduas de la que solo se preocupan las grandes empresas, sin embargo esto es un error que cometen los emprendedores o las pymes, pues no saber comprar conlleva un aumento del costo operativo y por consiguiente una reducción de los márgenes de beneficios.
Cuando hablamos de nuevas empresas es fácil pensar que la falta de experiencia nos puede hacer fracasar, no obstante, podemos suplir esa carencia con cursos de compras que nos permitan adquirir los conocimientos que debemos tener para el eficiente desarrollo de nuestra labor empresarial.
eficiente desarrollo de nuestra labor empresarial.
Los 5 errores más comunes que podemos evitar
1.- No calcular eficientemente el reabastecimiento.
Calcular el reabastecimiento de producto a comprar suele ser una labor un tanto complicada ya que debemos tener en cuenta no sólo la demanda actual, sino también las necesidades futuras que tendrá la empresa hasta el momento en el que el servicio de nuestros proveedores se haga realidad.
Para las pymes o empresas nuevas este asunto es de gran relevancia, ya que carecemos de la experiencia e histórico de compras que nos permitiría optimizar los lotes de pedido y el punto de reorden, sin que exista riesgo de desabastecimiento. Si llevamos poco tiempo con la actividad en marcha, será muy complicado acertar a la hora de hacer nuevos pedidos, en cantidad y tiempo.
No importa lo que nos sobre o lo que nos falte en los primeros inicios de la actividad empresarial. Lo realmente importante es que tengamos la capacidad de analizar todos los datos derivados de esos primeros pedidos para no errar en los siguientes.
Este análisis debe llevarlo a cabo un departamento de compras bien formado y con una estructura totalmente delimitada para conseguir que los pedidos futuros sean los óptimos, sin desperdicios ni roturas de stock.
2.- No estudiar a fondo las ofertas recibidas.
El estudio de las ofertas de los proveedores debe ser exhaustivo. No basta con un buen precio, si no que debemos tener en cuenta otros aspectos como los siguientes:
- Tiempo de servicio
- Lote de pedido y posibles descuentos
- Respuesta antes imprevistos
- Resolución de problemas de servicio
En el curso de EPIM en Gestión de compras y proveedores, los alumnos aprenderán sobre como analizar las ofertas, así como validar aquellas que cumplan con lo solicitado en cantidad, precio y tiempo, sin poner en riesgo la entrada de las mercancías demandadas.
3.- No hacer seguimiento desde la emisión del pedido.
También es importante hacer un seguimiento del pedido desde que se efectúa. Así controlaremos si hay retrasos inesperados en el servicio o si varía la calidad de la mercancía recibida.
El seguimiento nos sirve tanto para validar al proveedor por un proceso de compra sin incidencias, como para descalificarlo en caso de incumplimiento. Si una orden de compra o contrato no cumple lo pactado, es mejor que nos percatemos a tiempo para tomar las acciones que no incurran en paros a la producción o roturas de stock.
4.- No evaluar adecuadamente a los proveedores.
En el departamento de compras debemos examinar a los distintos proveedores estableciendo previamente una serie de parámetros o criterios de evaluación, siempre bajo procesos de evaluación transparentes y equitativos.
Se recomienda elaborar una tabla de puntuaciones que nos permita discriminar entre unos u otros. Dependerá también de qué productos o servicios estemos demandando para cursar el pedido a un proveedor con unas características determinadas y no a otro.
5.- No cambiar a los proveedores de siempre.
En las nuevas empresas no existen vínculos emocionales con los proveedores ya que estos aparecen cuando la empresa lleva más tiempo trabajando. Es importante no adquirir compromisos sentimentales con los proveedores ya que debemos ajustarnos a nuestra tabla de valoración de proveedores para seguir con estos o buscar nuevos.
Gestionar eficientemente las compras dentro de la empresa se consigue cuando llevamos una administración ordenada de la cadena de suministro: interpretando datos, seleccionando proveedores estratégicos y calculando el volumen óptimo de pedido.
Si deseas especializarte y dominar estas competencias para impulsar la rentabilidad de tu negocio, te invitamos a dar el siguiente paso en tu carrera. En nuestra plataforma encontrarás una ruta de aprendizaje completa a través de programas diseñados para el mercado actual, donde podrás adquirir conocimientos avanzados en planificación y gestión de la demanda, dominar las últimas técnicas en optimización de la cadena de logística, especializarte en la gestión de inventarios o aprender a liderar la gestión del abastecimiento empresarial de manera profesional.
Redactado por: Juan Salvador Martínez
Preguntas Frecuentes sobre Gestión de Compras
¿Qué es la Matriz de Kraljic y para qué sirve?
Es una herramienta estratégica que clasifica las compras de una empresa en cuatro categorías según su riesgo de suministro y su impacto en resultados. Ayuda a definir qué proveedores requieren alianzas y cuáles procesos automatizados.
¿Cuál es la diferencia entre el punto de reorden y el stock de seguridad?
El punto de reorden es el nivel de inventario que avisa que se debe hacer un nuevo pedido al proveedor. El stock de seguridad es el inventario de reserva que solo se usa ante retrasos o picos inesperados de demanda.
¿Cómo afecta un plazo de entrega (Lead Time) largo al coste de inventario?
A mayor plazo de entrega, más inventario de seguridad se necesita almacenar para evitar roturas de stock. Esto eleva los costes de almacenamiento y el riesgo de obsolescencia del producto.
¿Qué es el Coste Total de Propiedad (TCO) en compras?
Es un análisis financiero que calcula el precio de compra más todos los costes ocultos asociados al ciclo de vida del producto, como el transporte, mantenimiento, aranceles y almacenamiento.
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra es el documento que emite el comprador para solicitar formalmente las mercancías y sus condiciones. La factura la emite el vendedor para exigir el pago una vez entregado el producto.
