Contar con consultores en mejora de procesos, ya es una realidad. Cualquiera que se pare a analizar las tareas, los procedimientos y las rutinas que rodean nuestro tiempo laboral, llegará a la conclusión de que, gastamos tiempo en realizar actividades que realmente no aportan un valor directo sobre el objetivo que perseguimos.
En tiempos de cuarentena, ¿Cuántos de nosotros no estamos desarrollando nuestra labor desde casa? ¿Cuántos no han observado que ahora hay tiempo para otras tareas? Compartir con la familia, ver una serie o ayudar con las tareas de los niños, u otras actividades que antes no hacíamos, el punto al que quiero llegar es que antes de la cuarentena nos levantamos y directos nos íbamos a nuestro puesto de trabajo, llegando al cierre de cada día, con pensamientos como “No tengo tiempo para nada”.
La realidad es que podemos optimizar el tiempo que dedicamos a cada responsabilidad aumentando la efectividad. La cuarentena nos ha cambiado la rutina, nos ha cambiado nuestras prioridades, pero ¿De dónde ha salido ese tiempo extra, que antes dedicábamos en exclusividad a desarrollar nuestras funciones laborales?
Estudios publicados por el Instituto Kaizen en España, sobre una muestra de 200 mil compañías en los últimos 30 años, nos enseñan que un empleado destina alrededor de una hora y media al día a crear valor en las tareas que realiza. Si la jornada laboral en España es de 40 horas semanales, 8 horas al día, descontando los 30 minutos de descanso, concluimos que solo el 20% de nuestro tiempo es efectivo. Entonces ¿Qué hemos hecho durante las otras 6 horas? No se alarmen, esto es una realidad a la que le podemos encontrar una explicación.
Filosofías de trabajo como Lean o QRM Office, nos ayudan a generar valor para el cliente, optimizando las operaciones, facilitando soluciones mediante la eliminación de actividades que no agregan valor. La reducción de los tiempos no efectivos incrementa la productividad, mejorando la calidad y las entregas, aumentando la satisfacción con el cliente y su fidelización.
Apoyarnos en este tipo de filosofías es fundamental para garantizar valores de productividad óptimos. Estos métodos de trabajo nos ayudan a eliminar el despilfarro de las oficinas y de los procesos administrativos, consiguiendo hasta un 60% de ahorro en la reducción de costes relacionados con actividades no productivas.
¿Cuáles son esas tareas administrativas que debemos de minimizar?
Un ejemplo claro, es la apertura diaria de nuestro correo electrónico. En muchas empresas, cuando envías un mail a alguien, ponemos a otro en copia. Si esta acción es porque las decisiones de los dos primeros afectan al segundo está bien, pero en la mayoría de los casos, estas “copias” están dirigidas a cubrirse las espaldas más que a agregar valor, se pierde mucho tiempo leyendo acciones que van a realizar terceros, así como leyendo mails que no podemos ejecutar al instante y que tendremos que releer en otro momento.
Otras actividades comunes que no agregan valor:
- Tiempos en espera
- Tiempos en búsqueda de documentos u otros
- Retrabajos
- Tiempos desplazamientos
- Almacenamiento
- Reportes
- Inspecciones
- Autorizaciones
- Demoras, etc.
Todos estos tiempos se nos pierden sin darnos cuenta, e incluso a veces son inevitables y necesarios. Una inspección es un tiempo perdido pero ineludible para garantizar la calidad del producto o servicio. Es por tanto inevitable, pararse a analizar cuáles son las tareas que más influyen en nuestros procesos, clasificándolas como “Pérdidas”, “No valor, pero necesarias” o “Valor agregado”. Debemos restar las tareas clasificadas como Pérdidas, optimizar las que no agregan valor, y maximizar aquellas que nos agregan valor a nuestro producto o servicio.
Las palabras siempre ayudan, aunque no tanto como una imagen, veamos un escenario que nos ayude a expresar todo lo hablado en cifras económicas. Si partimos bajo el supuesto de tener 15 empleados y le damos fiabilidad al resultado obtenido del estudio de Kaizen España, llegamos a la conclusión siguiente: “A grandes rasgos, tendríamos un tiempo perdido anual de más de 6.000 horas de trabajo para un costo en personal, dedicado a actividades no efectivas, de más de 87 mil euros”. Cuando nos hablan de estas cifras ya ponemos un poco más de atención.
En tiempos de crisis, necesitamos realizar este tipo de análisis sobre nuestros procesos, ya que no nos podemos permitir pérdidas ni en tiempo ni en costo. Pensar en una oficina Lean, o en otra que funcione por células como dictan los métodos de QRM, es pensar en un lugar de trabajo donde se busca eliminar el desperdicio, reducir los tiempos de respuesta al cliente y reducir nuestros costos con el objetivo de ofrecer a nuestros clientes internos y externos un mejor servicio. La reducción del volumen de trabajo en curso, la estabilidad del flujo continuo o la estandarización de los procesos, son las variables que debemos corregir en proyectos de mejora continua para entornos administrativos. La diferencia en aplicar “Lean Office” a “Lean Manufacturing”, es que en la segunda los desperdicios son más visibles y pueden ser cuantificados, por lo que la optimización de los procesos administrativos presenta una mayor dificultad debido a que una misma tarea puede involucrar a muchas personas que realizan actividades comunes.
Beneficios de mejorar los procesos en entornos de Administración:
- Los cambios se aprecian en toda la Organización, debido a que todo el personal debe involucrarse en la optimización de los procesos.
- Se reducen los desperdicios
- Se detectan rápidamente las oportunidades de mejora
- Aumenta el valor agregado a nuestros clientes
- Mayor retorno a la empresa
- Mejora las decisiones, los resultados
- Mejora la productividad
- Aumenta la satisfacción del cliente
En conclusión, es importante asimilar que los tiempos que destinamos a desarrollar nuestras funciones solo serán efectivos si conseguimos ser eficientes, maximizando el valor en los procesos en los que participamos. Lo recomendable en tiempos de trabajo en remoto, es que volvamos a replantearnos nuestros tiempos versus tareas, diseñando un nuevo cronograma con el que perseguir la efectividad en los tiempos que dedicamos a nuestro negocio.
Infórmese en info@qrconsultoria.com y le contaremos como y de qué manera podemos ayudar a su negocio a seguir siendo competitivo, productivo y rentable.
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