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APRENDE A USAR LA EXPERIENCIA A TU FAVOR

Un administrador de proyectos eficiente comprende la importancia de los pequeños detalles, esos que no están en los libros ni en los manuales de proyectos.

Cierto, es importante e indispensable conocer los procesos y las pautas generales que los manuales nos enseñan, aseguran que seamos capaces de manejar los proyectos; sin embargo la experiencia nos enseña que cada proyecto es un reto, y que presentan situaciones, detalles pequeños o grandes, que pueden marcar la diferencia entre una desarrollo y entrega de calidad (entiéndase esto como en tiempo, forma, costo y satisfacción del cliente y los involucrados en el proyecto) y un desarrollo y entrega pobres o incompletos en los factores antes mencionados.

Aquí es donde la experiencia se convierte en una gran aliada, aprender de la mano de quienes han manejado proyectos y multiproyectos es algo que puede ayudar al novato y aún al que tiene ya algo de experiencia.

Algunos de esos detalles son:

1.- Tener claro los alcances y responsabilidades del proyecto, y de cada participante en él.

            Uno de los factores que provocan contratiempos en los proyectos es que los alcances o responsabilidades no están lo suficientemente claros, no solo para el proyecto en general, no basta con esbozar de forma general el alcance y responsabilidades, debe ser claro y detallado para cada participante cuál es su rol, cuáles son sus responsabilidades y cuál es el alcance de su trabajo. El gran error común aquí es asumir que todos tienen claro que es lo que cada quién debe hacer y cómo debe hacerlo.

Tip: Se claro y detallado, actividades, nombres, procesos, fechas, entregables.

2.- No basta con tener detallado todo esto, comunícalo.

La comunicación es la causa número uno de errores y problemas no solo en los proyectos sino en cualquier actividad. Tu rol como Administrador de proyectos incluye tener, cuidar y mantener una comunicación clara, adecuada y oportuna no solo tú con los demás, sino asegurarte de que haya una buena comunicación de los demás contigo y entre ellos. Este es un tópico básico y extenso en el curso de proyectos.

Tip: Comunica de forma efectiva y clara.

3.- Nunca asumas que las cosas se están haciendo según el plan, verifícalo y valídalo.

Hay administradores de proyectos que una vez que asignan tareas solo dan seguimiento en las juntas regulares o formales del proyecto, solo para darse cuenta, muchas veces muy tarde, que las actividades que debían realizarse:

  • No se hicieron.
  • No se completaron
  • No tienen la calidad requerida
  • Se hizo algo distinto a lo planeado
  • Presentan un problema que podía haberse solucionado si se hubiera reportado oportunamente.

Sí, es responsabilidad de cada participante cumplir con sus tareas, es tu responsabilidad como Administrador del proyecto asegurarte de que así sea.

Tip: Nunca asumas que las cosas se están haciendo según el plan, verifica y valida tú mismo que así sea. ¿Cómo?, platicaremos de esto en el curso, y te dará muchas sorpresas y te evitará muchos problemas.

4.- Da seguimiento correcto.

            Es parte del punto anterior, es necesario que de forma regular, disciplinada y ordenada se les dé seguimiento a todas y cada una de las actividades, de forma que todos tengan la certeza del rumbo, avances, retos y cambios que presenta el proyecto.

Tip: Asegúrate de todas las personas indicadas y necesarias atiendan las reuniones de seguimiento, cuestiona, cuestiona, cuestiona, y apoya.

5.- No estás solo.

            Ser administrador de un proyecto te hace responsable de todo lo que sucede en él, pero nunca estás solo, pide apoyo y ayuda siempre que lo necesites; no solo al sponsor del proyecto, sino a la Organización misma, a veces los colaboradores más humildes dan las mejores respuestas y soluciones.

Tip: Apóyate en la organización y en los demás colaboradores, no solo del proyecto, sino de otros departamentos.

Aquí es donde la comunicación, la empatía que logras con los demás y el compromiso mutuo te serán de gran ayuda. Recuerda que trabajas con personas, hay que saber crear relaciones empáticas con ellos, te sacarán más de una vez de apuros.

6.- Reconoce y recompensa.

Todo proyecto requiere esfuerzo, reconoce a tu equipo su esfuerzo y sus resultados, apóyalos y hazlos sentirse acompañados, eso hará una gran diferencia.

Tip: Reconoce no solo los resultados, también los esfuerzos, y haz que tu equipo se sienta acompañado, ayudado y también retado.

No aceptes menos que calidad, pero apoya y ayuda para que se dé… haz equipo.

Mi experiencia, de más de 18 años manejando proyectos en la industria automotriz, una de las industrias más dinámicas, demandantes y exigentes; en ambos lados: en la planta ensambladora (Navistar) y como proveedor para Tier One de distintas marcas como Ford, GM, Tesla, VW, BMW, Mercedes Benz, está ahora a tu servicio a través de los cursos en línea que les estamos preparando en EPIM.

Desde el manejo de alcances y definiciones, hasta la administración de la entrega final, pasando por los pequeños y grandes detalles de la comunicación, el manejo de la dinámica de los cambios, el seguimiento a las acciones y resultados contra los planes, las acciones correctivas y de contención; el trato con los clientes cuando hay malas noticias y es necesario ajustar los planes, y el reconocimiento al equipo cuando se realiza un buen trabajo; el romper paradigmas que parecían irrompibles y llevan al equipo a alcanzar resultados excelentes… todo eso lo he vivido, de todo eso he aprendido y hoy está disponible para ti.

Convocatoria septiembre Curso Liderazgo operativo versus Indicadores de Desempeño, lee más en el siguiente enlace https://epim-educacion.com/course/curso-liderazgo-operativo/

Hoy tienes la oportunidad de aprovechar la experiencia de otros para tu beneficio, a través del estudio de casos revisaremos distintas situaciones, enfoques y técnicas para llevar tus proyectos a un buen resultado.

Trabajemos juntos en tu desarrollo, te espero.

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20 de mayo de 2021
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