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ADMINISTRADOR DE PROYECTOS EFICIENTE

Un administrador de proyectos eficiente comprende la importancia de los pequeños detalles, esos que no están en los libros ni en los manuales de proyectos. Recomendaciones que les ayudarán a administrar mejorando la planificación, la comunicación y seguimiento en cada una de las etapas.

Bien es cierto, sobre cuán importante e indispensable es conocer los procesos y las pautas generales que los manuales nos enseñan, aseguran que seamos capaces de manejar los proyectos. Sin embargo la experiencia nos enseña que cada proyecto es un reto, y que presentan situaciones, detalles pequeños o grandes, que pueden marcar la diferencia entre una desarrollo y entrega de calidad (entiéndase esto como en tiempo, forma, costo y satisfacción del cliente y los involucrados en el proyecto) y un desarrollo y entrega pobres o incompletos en los factores antes mencionados.

Aquí es donde la experiencia se convierte en una gran aliada, aprender de la mano de quienes han manejado proyectos y multiproyectos es algo que puede ayudar al novato y aún al que tiene ya algo de experiencia.

RECOMENDACIONES PARA SER UN BUEN ADMINISTRADOR DE PROYECTOS EFICIENTE

1.- Tener claro los alcances y responsabilidades del proyecto, y de cada participante en él.

            Uno de los factores que provocan contratiempos en los proyectos es que los alcances o responsabilidades no están lo suficientemente claros. El alcance se debe definir no solo para el proyecto en general, sino para cada una de las etapas que se fijen. Debemos especificar objetivos y responsabilidades. Debemos ser claros y detallados para cada participante acorde a su rol en el proyecto. El gran error, que casi todos los administradores de proyectos comenten, es asumir que cada participante sabe que hacer, como hacer y cuando hacer.

Tip: Se claro y detallado, actividades, nombres, procesos, fechas, entregables.

2.- No basta con tener detallado todo, debe saber comunicar.

La comunicación es la causa número uno de errores y problemas no solo en los proyectos sino en cualquier actividad. Un administrador de proyectos eficiente debe tener, cuidar y mantener una comunicación clara, adecuada y oportuna con todos. Se debe preocupar de que la comunicación fluya de forma segura, positiva y en tiempo. Este es un tópico básico y extenso en el curso de proyectos, lo mejor es que todos cuenten con la mayor información posible.

Tip: Comunica de forma efectiva y clara.

3.- Nunca asumas que las cosas se están haciendo según el plan, verifícalo y valídalo.

Un administrador de proyectos eficiente asignan tareas y les hace seguimiento de forma continua y no eventual. No realizar un seguimiento continuo nos puede ocasionar retrabajos y demoras, ya que nos podemos encontrar con:

  • Tareas que no se hicieron.
  • Actividades incompletas.
  • Resultados con una calidad deficiente.
  • Acabados distinto a los planeados.
  • Presentan un problema que podía haberse solucionado si se hubiera reportado oportunamente.

Sí, es responsabilidad de cada participante cumplir con sus tareas, es tu responsabilidad como Administrador del proyecto asegurarte de que así sea.

Tip: Nunca asumas que las cosas se están haciendo según el plan, verifica y valida tú mismo que así sea. ¿Cómo?, platicaremos de esto en el curso, y te dará muchas sorpresas y te evitará muchos problemas.

4.- Da seguimiento correcto.

            Es necesario que dar seguimiento de forma regular, disciplinada y ordenada de todas y cada una de las actividades. Se debe tener certeza del rumbo, avances, retos y cambios que presenta el proyecto.

Tip: Asegúrate de todas las personas indicadas y necesarias atiendan las reuniones de seguimiento, cuestiona, cuestiona, cuestiona, y apoya.

5.- No estás solo.

            Ser administrador de un proyecto nos hace responsables de todo lo que sucede en este. Por otro lado, la responsabilidad no es solo del administrador, él debe saber pedir ayuda y brindar apoyo continuo para que los objetivos se cumplan. La ayuda no solo se pide al sponsor del proyecto, sino a la Organización misma. A veces los colaboradores más humildes dan las mejores respuestas y soluciones.

Tip: Apóyate en la organización y en los demás colaboradores, no solo del proyecto, sino de otros departamentos.

Aquí es donde la comunicación, la empatía que logras con los demás y el compromiso mutuo te serán de gran ayuda. Recuerda que trabajas con personas, hay que saber crear relaciones empáticas con ellos, te sacarán más de una vez de apuros.

6.- Reconoce y recompensa.

Todo proyecto requiere esfuerzo, reconoce a tu equipo su esfuerzo y sus resultados, apóyalos y hazlos sentirse acompañados, eso hará una gran diferencia.

Tip: Reconoce no solo los resultados, también los esfuerzos, y haz que tu equipo se sienta acompañado, ayudado y también retado.

No aceptes menos que calidad, pero apoya y ayuda para que se dé… haz equipo

No olvides:

  • Manejar el alcance y definir con detalle los objetivos del proyecto.
  • Flexibilidad en el manejo de los cambios, sea dinámico.
  • Tomar acción contra los eventos no planificados (acciones correctivas).
  • Administracion continua desde la primera etapa a la entrega final.
  • Realice seguimiento de las acciones de forma continua.
  • Comparar resultados con respecto a lo planificado.
  • Reajustar si es necesario para alcanzar las metas.
  • Favorece la comunicación activa, positiva y en tiempo.
  • Compare los resultados con las metas fijadas.
  • Medir el grado de satisfacción de los clientes.
  • Compartir los logros con el equipo.

En definitiva, romper paradigmas que parecían irrompibles y llevan al equipo a alcanzar resultados excelente; todo eso lo he vivido, de todo eso he aprendido y hoy está disponible para ti.

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6 de septiembre de 2021
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